２．会議録検索を使いこなす

2.1. 検索する会議録、資料を限定

　検索対象が限られているときは、予め対象範囲を限定することにより目的の会議録、資料を効率的に検索することができます。
　このために下記の画面を使用できます。

会議名の指定画面

会議録の詳細指定画面

資料の指定画面

資料の詳細指定画面

2.1.1. 検索対象の種類を指定

[会議／資料の選択]

　「会議録」、「資料」の２つのラジオボタンで会議録と資料を選択します。
　会議録に「会議」、「資料」が含まれない場合、対応するラジオボタンは表示されません。
（例：会議録に資料が含まれていない場合は、「会議録」ボタンのみの表示となります）

ボタンの説明
「会議録」	：	会議録が検索対象〈会議録を指定する画面へ）
「資料」	：	資料が検索対象　〈資料名を指定する画面へ）

[会議の種類の指定]

　会議録を選択した場合は、「定例会」、「臨時会」、「委員会」、「他会議」の４つのチェックボックスを使用して、検索対象とする会議の種類を指定します。
　会議の種類は複数選択が可能で、チェックされている会議の種類全てが、検索対象となります。
（例えば、会議録に登録されている会議の種類が「定例会」のみの場合、表示されるチェックボックスは「定例会」だけです）

ボタンの説明
「定例会」	：	会議録の定例会が検索対象
「臨時会」	：	会議録の臨時会が検索対象
「委員会」	：	会議録の委員会が検索対象
「他会議」	：	会議録の定例会、臨時会、委員会以外の会議（全員協議会など）が検索対象

[検索対象の詳細設定]

　「会議録詳細」、「資料詳細」ボタンを押下し、選択した検索対象の詳細を設定します。

ボタンの説明
「会議録詳細」	：	会議録の詳細が検索対象(会議録詳細を指定する画面へ）
「資料詳細」	：	会議録の詳細が検索対象(資料詳細を指定する画面へ）

2.1.1画面全体

2.1.2. 年度を指定

　年度はスクローリングリストで指定します。

年度指定の方法は、下記の３種類です。

（１）任意の年度を１つだけ指定

スクローリングリストに表示されている年をクリックします。反転表示されている年度が選択されている年度になります。

（２）連続した複数の年度を指定

連続した年度を選択するには、次の手順で選択します。

1.スクローリングリスト上で選択する連続した年度の最初の年度を選択します。

2.キーボードのシフトキーを押しながら、選択する連続した年度の最後の年度を選択します。

以上で、連続した年度が反転表示されます。反転表示されている年度が選択されている年度になります。

（３）非連続の複数年度を指定

非連続の複数年度を指定するには、コントロールキーを押しながら、年度をクリックします。

反転表示されている年度が選択されている年度になります。

2.1.3. 会議名を指定

「会議名の表示」のボタンをクリックします。年度と会議（定例会、臨時会、委員会、他会議）とから選択された会議名が全て検索対象として表示されます。
　スクローリングリストに表示された会議名から検索対象の会議名をクリックして任意に指定することができます。

会議指定の方法は、下記の３種類です。

（１）任意の会議を１つだけ指定

スクローリングリストに表示されている会議をクリックします。反転表示されている会議が選択されている会議になります。

（２）連続した複数の会議を指定

連続した会議を選択するには、次の手順で選択します。

1.スクローリングリスト上で選択する連続した会議の最初の会議を選択します。

2.キーボードのシフトキーを押しながら、選択する連続した会議の最後の会議を選択します。

以上で、連続した会議が反転表示されます。反転表示されている会議が選択されている会議になります。

（３）非連続の複数会議を指定

非連続の複数会議を指定するには、キーボードのコントロールキーを押しながら、会議をクリックします。

反転表示されている会議が選択されている会議になります。

2.1.4. 会議録詳細を指定

　「会議録」が指定されている場合は、会議録の詳細と委員会の詳細を指定できます。
「会議録詳細」のボタンをクリックします。会議の詳細指定画面が表示されます。「委員会」が指定されている場合は、委員会の詳細を指定できます。
尚、「委員長報告」、「討論」等のスクローリングリスト上部に表示されている項目と委員会の項目については、データがなければ表示されません。

ボタンの説明

　　会議録の種類で会議録の詳細を指定できます。

「目次」	：	目次が検索対象
「名簿」	：	名簿が検索対象
「議題」	：	議題が検索対象
「議長」	：	議長が検索対象
「質問」	：	質疑が検索対象
「答弁」	：	答弁が検索対象

「委員長報告」	：	委員長報告を検索対象とします。
「討論」	：	討論を検索対象とします。
「代表質問（質問）」	：	代表質問を検索対象とします。
「代表質問（答弁）」	：	代表質問に対する答弁を検索対象とします。
「一般質問（質問）」	：	代表質問を検索対象とします。
「一般質問（答弁）」	：	代表質問に対する答弁を検索対象とします。
「説明」	：	説明を検索対象とします。

「開会中」	：	開会中に開催される委員会が検索対象
「閉会中」	：	閉会中に開催される委員会が検索対象

常任委員会	：	選択した常任委員会が検索対象
特別委員会	：	選択した特別委員会が検索対象

指定した委員会を有効にするには「登録」ボタンをクリックします。

指定を取り消すには「キャンセル」をクリックします。

2.1.5. 資料名を指定

　ラジオボタンで資料を選択すると資料の指定画面が表示されます。
　「資料名の表示」のボタンをクリックします。選択されている年度に登録されている資料名が全て表示されます。スクローリングリストに表示された資料名から検索対象の資料名をクリックし、選択することで任意の資料を検索対象に指定することができます。

資料指定の方法は、下記の３種類です。

（１）任意の資料を１つだけ指定

スクローリングリストに表示されている資料をクリックします。反転表示されている資料が選択されている資料になります。

（２）連続した複数の資料を指定

連続した資料を選択するには、次の手順で選択します。

1.スクローリングリスト上で選択する連続した資料の最初の資料を選択します。

2.キーボードのシフトキーを押しながら、選択する連続した資料の最後の資料を選択します。

以上で、連続した資料が反転表示されます。反転表示されている資料が選択されている資料になります。

（３）非連続の複数資料を指定

非連続の複数資料を指定するには、キーボードのコントロールキーを押しながら、資料をクリックします。

反転表示されている資料が選択されている資料になります。

2.1.6. 資料詳細を指定

　「資料」が指定されている場合は、資料の詳細を指定できます。
「資料詳細」ボタンをクリックします。「一覧」と「文書」の資料がスクローリングリストで表示されます。

ボタンの説明

資料の詳細を指定できます。

「一覧」	：	一覧資料が検索対象
「文書」	：	文書資料が検索対象

（１）任意の資料を１つだけ指定

スクローリングリストに表示されている資料をクリックします。反転表示されている資料が選択されている資料になります。

（２）連続した複数の資料を指定

連続した資料を選択するには、次の手順で選択します。

1.スクローリングリスト上で選択する連続した資料の最初の資料を選択します。

2.キーボードのシフトキーを押しながら、選択する連続した資料の最後の資料を選択します。

以上で、連続した資料が反転表示されます。反転表示されている資料が選択されている資料になります。

（３）非連続の複数資料を指定

非連続の複数資料を指定するには、キーボードのコントロールキーを押しながら、資料をクリックします。

反転表示されている資料が選択されている資料になります。

2.2 検索語を指定

　検索語は「Ａ」から「D」までの右横の白い欄（テキストボックス）に入力します。入力は、白い欄をクリックし検索語を一つだけ入力します。検索語は自動的に「Ａ」の欄から配置されます。複数の検索語を入力するには、未入力の欄をクリックして検索語を入力します。検索語は一度に４個まで登録できます。入力済みの検索語を修正するには、修正対象の検索語をクリックします。検索語が再登録可能状態になりますので、修正もしくは新たな検索語の登録を行います。

2.2.1. 予約語を検索語として利用

　使用頻度が高く文字数の多い語などを予約語（予め登録された言葉）として登録し検索語に用いることができます。

　予約語の登録はシステム管理者だけに許された機能ですので、システム管理者以外は予約語の登録はできません。

　予約語を検索語欄に入力するには[検索語の指定]で「予約語選択」のボタンをクリックします。画面の右に[予約語の選択]画面が表示されます。

　「インデックス」より予約語の読みの頭文字を選びます。 選んだ頭文字で始まる予約語一覧が下のスクローリングリストに表示されます。予約語一覧の中から検索語として使用する用語をクリックすると、用語に帯がかかります。「選択」のボタンをクリックすると「検索語」欄に用語が入力されます。

　「予約語リスト」の画面を終了するには「キャンセル」のボタンをクリックします。


2.2.1画面全体

2.2.2. 入力した検索語をすべて取り消す

　入力済みの検索語を全て取り消すには、[検索語の指定]の「検索語クリア」のボタンをクリックします。 検索語が取り消され、検索語の欄は全て空欄になります。


2.2.2画面全体

2.3. 検索を実行

2.3.1 検索式を指定

　検索式を指定すると、検索語を指定して検索を行う際にどのような条件で検索を実行するかが指定できます。
　検索式は[検索語の指定]の「ＡＮＤ」と「ＯＲ」ボタンのうち一つを指定します。初期設定は「ＡＮＤ」になっています。

　検索式を設定します。

「ＡＮＤ」	：	登録された全ての検索語を含む会議録を検索
「ＯＲ」	：	登録された検索語を一つでも含む会議録を検索

2.3.2. アルファベットの大文字／小文字の区別を切り替

　検索の際、[検索語の指定]の「英字の大／小文字の同一視」ボタンを大文字と小文字を区別するか否かを指定します。

　「英字の大 ／小文字の同一視」では、検索語が”ＪＯＣ”の場合”ｊｏｃ”も検索します。 「英字の大 ／小文字の同一視」を指定しないと、”ｊｏｃ”は検索しません。


2.3.2画面全体

2.3.3. 発言者を指定

　発言者を指定して会議録の検索を行うことができます。発言者の指定には、[発言者の指定]画面を使います。

　発言者は「○議長」「◆質問」「◎答弁」までの右横のテキストボックスに入力します。入力は、白い欄をクリックし発言者を一つだけ入力します。発言者は一度に３人まで登録できます。入力済みの発言者を修正するには、修正対象の発言者をクリックします。発言者が再登録可能状態になりますので、修正もしくは新たな発言者の登録を行います。質問者を指定して検索した場合は、質問者に対する答弁の発言も検索します。答弁者を指定して検索した場合は、答弁者に対する質問の発言も検索します。

　マークの説明

「○議長」	：	議長を指定
「◆質問」	：	質問者を指定
「◎答弁」	：	答弁者を指定

2.3.4. 関連語の設定

　本システムには検索のための関連語辞書が搭載されています。初期設定では関連語辞書を利用して検索が行われるように設定されており検索語を登録すると、[検索語の指定]画面の展開欄に「レ」が付きます。関連語辞書を用いないで検索を行うには、展開欄をクリックし「レ」を消去します。展開欄をクリックする毎に展開と非展開が切り替わります。

　関連語を検索せず検索語のみで検索する場合、あいまい検索をする場合は[検索語の指定]の 「完全一致検索 」、「あいまい検索 」を指定します。この場合、展開欄の「レ」に関係なく関連語の検索は行ないません。

2.3.5. 検索を行なう

　「検索実行」のボタンをクリックすると、設定した検索条件で検索が行われ、以下の内容が表示されます。

　検索結果として、画面の右には次の内容が表示されます。

１段目	：	検索された会議録のヒット日程数
２段目	：	検索された会議録のヒット発言数
３段目	：	検索された会議録のヒットした発言者、ヒット個所数、頁

１段目	：	検索された資料のヒット資料数
２段目	：	検索された資料のヒットした資料日程

2.4. 検索の結果を閲覧

2.4.1 会議録の目次を閲覧

　検索結果の目次をクリックすると、目次表示画面が表示されます。この目次表示画面のは下記から構成されています。

画面の上	：	会議の目次名
画面の左	：	1会議内の日程一覧
画面の右	：	目次内容

[会議の目次名]

[1会議内の日程一覧]

１カラム目	：	全文表示画面の左に表示されている文書は「」で示されます。
２カラム目	：	文書のページが表示されます。
３カラム目	：	日程名が表示されます。
４カラム目	：	ヒット発言者数が表示されます。

「全日程」ボタンを選択すると表示中の会議の全日程が表示されます。

「ヒット日程」ボタンを選択すると、検索語を含んだ日程（ヒット日程）のみが表示されます。

[日程名のクリック時の動作]

日程一覧に表示されている日程をクリックした場合、クリックされた日程を表示します。

[ヒット関係の各種ボタン]

「ワープロ出力」	：	表示文書をファイルに出力
「表示」	：	関連する会議、資料を表示

2.4.2 会議録を日程単位で閲覧

　検索結果の日程名をクリックすると、全文表示画面が表示されます。この全文表示画面は次の画面から構成されています。

画面の上	：	会議の日程名
画面の左	：	1日程内の発言一覧
画面の右	：	発言内容

[会議の日程名]

[次前会議、日程ボタン]

[1日程内の発言一覧]

[発言一覧]

１カラム目	：	全文表示画面の左に表示されている文書は「」で示されます。
２カラム目	：	文書のページが表示されます。
３カラム目	：	名簿：　名簿 △　：　議題 ○　：　議長 ◆　：　質疑 ◎　：　答弁
４カラム目	：	「発言者名」の欄は各発言者が表示されます。
５カラム目	：	「ヒット数」の欄はヒット数が表示されます。

[ヒット関係の各種ボタン]

2.4.3. 会議録を発言単位で閲覧

　発言単位（発言者ごとの単位）で会議録を閲覧するには、検索結果の表示画面より「ヒット発言者」の下に並んでいる発言者名をクリックします。発言表示画面が表示されます。この発言表示画面のは下記から構成されています。

画面の上	：	会議の日程名
画面の左	：	1日程内の発言一覧
画面の右〈１段目）	：	ヒットした発言内容のページ、発言種別、発言者名
画面の右〈２段目）	：	発言内容
画面の右〈３段目）	：	ヒットした発言内容に関連した発言内容のページ、発言種別、発言者名
画面の右〈４段目）	：	ヒットした発言内容に関連した発言内容

[1日程内の発言一覧]

[発言一覧]

[上下／左右表示ボタン]

[表示／編集切替ボタン]

[発言者のクリック]

[ヒット関係の各種ボタン]

2.4.4. 資料を表示

　検索結果の表示画面より「ヒットした資料」に並んでいる資料名をクリックします。 資料表示画面 が表示されます。この資料表示画面のは下記から構成されています。

画面の上	：	資料名
画面の左	：	1日程内の資料一覧
画面の右	：	資料内容

[1日程内の資料一覧]

１カラム目	：	目次・資料表示画面の左に表示されている文書は「」で示されます。
２カラム目	：	文書のページが表示されます。
３カラム目	：	「資料名」の欄は各資料が表示されます。
４カラム目	：	「ヒット数」の欄はヒット数が表示されます。

[資料のクリック]

2.4.5. 発言集を作成する

　検索結果表示画面より「発言集作成」のボタンをクリックします。 補発言集作成画面が表示されます。この発言集作成画面は下記から構成されています。

画面の左上	：	文書の種類（「議長次第書」「議題抽出」「発言個所リスト」「発言内容全抽出」）を指定します。
画面の左下	：	発言者を指定します。
画面の右	：	登録されている発言者を選択します。

[文書の種類]

2.5. 検索を行なわないで会議録を閲覧

2.5.1. 会議日程の全文を閲覧する

　会議名の指定画面で「日程単位表示」ボタンをクリックすると、目次／全文表示画面が表示されます。
　2.4.1.会議録の目次を閲覧／2.4.2.会議録の全文を閲覧を参照してください。


2.5.1画面全体

2.5.2. 会議日程を発言単位で閲覧

　会議名の指定画面で「発言単位表示」ボタンをクリックすると、目次／発言表示画面が表示されます。
　2.4.1.会議録の目次を閲覧／2.4.3.会議録を発言単位で閲覧を参照してください。


2.5.2画面全体

2.5.3. 資料を表示

　資料の指定画面で「資料内容表示」ボタンをクリックすると、資料表示画面が表示されます。
　2.4.4.資料を表示を参照してください。


2.5.3画面全体

2.5.4. 発言集を作成

　会議の指定画面で「発言集作成」のボタンをクリックします。発言集作成画面が表示されます。
　2.4.5.発言集を作成を参照してください。


2.5.4画面全体

2.6. その他の機能

2.6.1. 発言を表示する窓の並べかたを変更

　文書を表示している欄は上下ないしは左右に表示を切り替えることができます。発言表示画面の左上にある「発言左右表示」／「発言上下表示」ボタンをクリックし画面の変更を行います。
　2.4.3. 会議録を発言単位で閲覧を参照してください。


2.6.1画面全体

2.6.2. 日程、発言、資料をワープロに出力

　日程、発言、資料を、ワープロに出力するには、ワープロの種類や形式を選択し、全文表示画面、発言表示画面、目次・資料表示画面で「ワープロ出力」のボタンをクリックします。

ワープロの種類は以下の画面から指定することができます。

ワープロ

「ＷＯＲＤ」・・・MicrosoftWORDに出力します。

「メモ帳」・・・・メモ帳に出力します。

「一太郎」・・・・JustSystemの一太郎に出力します。

「オアシス」・・・FUJITSUのOASYSに出力します。

出力形式

「色つき」・・・・ＲＴＦフォーマットで出力します。

「テキスト」・・・テキストフォーマットで出力します。

「ＨＴＭＬ」・・・ＨＴＭＬフォーマットで出力します。

2.6.3. 発言集をワープロに出力

　指定した文書の種類（「議長次第書」「議題抽出」「発言個所リスト」「発言内容全抽出」）で、発言集をワープロに出力できます。発言集作成画面で「ワープロ出力」のボタンをクリックします。

ワープロ

「ＷＯＲＤ」・・・MicrosoftWORDに出力します。

「メモ帳」・・・・メモ帳に出力します。

「一太郎」・・・・JustSystemの一太郎に出力します。

「オアシス」・・・FUJITSUのOASYSに出力します。

出力形式

「テキスト」・・・テキストフォーマットで出力します。

「ＨＴＭＬ」・・・ＨＴＭＬフォーマットで出力します。

2.6.4. 発言集をブラウザに表示

　指定した文書の種類（「議長次第書」「議題抽出」「発言個所リスト」「発言内容全抽出」）で、発言集をブラウザに表示できます。発言集作成画面で「ブラウザ表示」のボタンをクリックします。発言集が別ブラウザで表示されます。


2.6.4画面全体

2.6.5. 発言内容を編集する。

　発言内容を編集するには発言表示画面の「表示モード切替」／「編集モード切替」ボタンの「編集モード切替」ボタンをクリックします。クリック後、画面左側が再描画され、編集画面が表示されます。

[コピーボタン]

「コピー」ボタンで発言内容のドラッグで選択した部分とその発言の会議日程名をワープロに出力します。ヒット箇所は色づけされて出力されます。ワープロは自動的に起動します。

[全選択ボタン]

「全選択」ボタンで発言内容のすべてを選択します。

[発言内容表示部分]

編集したい発言の部分をドラッグで選択し、「コピー」ボタンを押下すると、選択された部分がワープロに出力されます。

注意事項

利用できるワープロソフトの種類及び設定方法についてはシステム管理者にお問い合わせ下さい。

注意事項

発言内容の編集の機能を利用するには

InternetExplorer4.0の場合、メニューバーから「表示」をクリックし、プルダウンメニューから「インターネットオプション」を選択するとダイアログが表示されます。そこのセキュリティタブを選択すると、セキュリティのページが表示されます。そこで、「イントラネットゾーン」のセキュリティレベルを「低」に設定してください。

InternetExplorer5の場合、メニューバーから「ツール」をクリックし、プルダウンメニューから「インターネットオプション」を選択するとダイアログが表示されます。そこのセキュリティタブを選択すると、セキュリティのページが表示されます。そこで、「ローカルイントラネットゾーン」のセキュリティレベルを「低」に設定してください。

注意事項

発言表示画面において初めて「編集モード切替」ボタンが押下されると、「プログラムのダウンロード」画面が表示されます。「はい」ボタンを押下してください。以降はOSを再インストールしない限りは表示されません。

2.6.6. 検索履歴を利用して検索する。

　検索履歴を利用するには「検索履歴」ボタンをクリックします。クリック後、検索履歴画面が表示されます。

　 　再度、検索の結果を閲覧したい条件を選択し、「検索実行」ボタンをクリックします。


2.6.6画面全体

注意事項

入力・表示可能な文字について

外字	：	クライアントに登録データと同一の外字設定がされている場合のみ入力・表示可能です。
機種依存文字	：	ＯＳが Windows の場合のみ入力・表示可能です。