個人情報保護制度のQ&A

（2023年4月1日更新）
　個人情報保護制度は、市民の皆さんの権利を保護するため、市が持っている個人情報の取扱いについてのルールを定め、自己の個人情報を皆さんの請求に基づき開示するものです。
　市では関係法令及びプライバシーの保護に配慮しつつ、情報公開を推進し、市民と市の情報共有化、市政の透明性確保に努めていきます。
　ここでは、Q（質問）＆A（回答）のかたちで、大野市の個人情報保護制度の概要を紹介します。

• 開示できない情報

A：市が持っている個人情報を適正に取り扱うため、個人情報の市内部での利用や外部への提供について制限を設け、市民の権利利益を保護する制度です。市民のプライバシーの保護に配慮しつつ、市政の公平性・透明性を確保し、市民の市政に対する理解と信頼を深め、より開かれた市政を実現していこうとするものです。

A：これからの地方自治の推進に当たっては、市民の要望や地域の特性に的確に対応し、市と市民が一体となった市政をいかに展開していくかが、重要な課題です。このため、市の保有する情報は市民共有の財産との認識で、公開・情報提供が求められていますが、公開の前提となるのは市民のプライバシーの保護です。このような状況のもとで、市が持っている個人情報の取扱いについてのルールを定め、市民の権利利益を保護する個人情報保護制度は、公共の福祉の増進につながるものだからです。

A：「個人情報ファイル」とは、保有個人情報※を含む情報の集合物であって、一定の事務の目的を達成するために特定の保有個人情報を容易に検索できるように体系的に構成したものです。令和5年4月1日施行の個人情報の保護に関する法律（平成15年法律第57号）の改正に伴い、1,000人以上の生存する個人に関する情報を含む個人情報ファイルについて「個人情報ファイル簿」の作成・公表が義務付けられていることから、大野市でも個人情報ファイル簿を公表しています。
※「保有個人情報」とは、職員が職務上作成し、又は取得した個人情報であって、当該職員が組織的に利用するものとして、当該実施機関が保有しているものです。ただし、行政文書に記録されているものに限ります。

A：自己の個人情報について、どなたでもこの制度を利用できます。請求は本人がすることが原則ですが、本人が長期入院中である場合や重度の身体障害など身体の都合によりやむを得ず窓口に赴けない場合は、本人の法定代理人（本人が未成年者である場合の親権者や本人が成年被後見人である場合の成年後見人）又は任意代理人（本人からの委任を受けた者）は、本人に代わって開示請求ができます。

A：市長、教育委員会、選挙管理委員会、監査委員、公平委員会、農業委員会、固定資産評価審査委員会、消防本部が対象です。

A：実施機関の職員が職務上作成又は取得した文書、図画、写真、磁気テープ、磁気ディスクなどで、実施機関が保有しているものです。

A：市役所総務課で、所定の開示請求書に名前、住所、知りたい情報など必要事項を記入して、請求してください。運転免許証など本人であることを証明する書類が必要になりますので、事前に連絡をいただけるとスムーズに請求ができます。

A：開示できるかどうかは、原則として請求があった日から14日以内に実施機関が決定し、お知らせします。（初日は算入しませんので、月曜日に請求書を提出した場合、翌々週の月曜日までとなります）。一部開示や不開示となった場合は、一部又は全部を開示しない理由も明記して、お知らせします。
　どうしても14日以内に決定できない場合は、最長30日間の延長が認められています。

A：開示できないと決定された場合で、その理由に納得できないときや、一部公開の決定があったが、公開された範囲が自分の思いと違った時などは、実施機関に対して審査請求をすることができます。この場合、実施機関は「大野市情報公開・個人情報保護・行政不服審査会」（識見を有する者のうちから、市長が委嘱した5人以内の委員で構成）に諮問し、答申を経て決定を行います。

A：閲覧の手数料は、無料です。ただし、写しの交付や郵送を希望する人からは、実費（コピー代や郵送料）をいただきます。

A：書面の提出により、請求の経過や事実関係を明らかにしておく必要がありますので、電話での請求はできません。また、誤送信の危険や本人確認が難しいため、ファクシミリや電子メール等による開示請求は受付けておりません。

A：開示決定を受けた日から90日以内であれば、所定の手続きをとることによって、訂正の請求ができます。その際には、誤りを証明する資料等を持参してください。訂正請求書の提出から原則として30日以内に訂正するかどうかを決定しますが、内容によっては最長30日間の延長が認められています。